寫給台灣人的日商開會說明書｜日本職場文化（中日雙語）

台湾と日本のビジネス文化には様々な違いがありますが、今回ご紹介するのは会議の進行方法です。日本の会議は、台湾の会議とは大きく異なります。そこでこの記事では、台湾人が日本企業で会議を円滑に進めるためのヒントをお伝えします。



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做好事前準備（事前に準備をする）

若是擔任會議的主持人，請務必在開會前做好充分準備。像是擬定議程，並將會議文件在開會前發給每一位參與者。另外，明確訂定會議的目的以及達成目標也非常重要。

擬定議程時，有以下 3 點需要注意：

• 是否已將該次會議應討論的所有議題皆列入議程中？
  
• 議題描述是否具體，且簡單明瞭？
• 是否安排足夠的時間給每項議題？

明確訂定會議的目的以及達成目標，可以注意以下要點：

• 明確指出會議的目的。
• 明確指出透過會議要達成的目標。
• 設定具體，且可以衡量的目標。
  

会議の進行役を務める場合は、事前に十分な準備をすることが大切です。議題を作成して、参加者に事前に配布しておきましょう。また、会議の目的やゴールを明確にしておくことも重要です。

議題を作成する際のポイントは、次のとおりです。

• 会議で議論すべきすべての項目を網羅していることを確認する。
• 項目は具体的で、簡潔にすること。
• 各項目に十分な時間を確保すること。

会議の目的やゴールを明確にする際のポイントは、次のとおりです。

• 会議の目的は何かを明確にする。
• 会議のゴールは何かを明確にする。
• ゴールは具体的で、測定可能なものにする。

準時開始會議（時間通りに始める）

日本職場非常注重守時的觀念，會議也是如此。雖然難免有突發狀況，但還是盡可能依照表定時間準時開始，並準時結束吧！

為了讓會議能在計畫的時間內完成，可以注意以下 3 點：

• 開會前，先確認會議所需要的資料或機器裝置是否都準備好了。
• 確認參與者全員到齊。
• 準時開始會議。

日本のビジネスでは、時間厳守が重視されています。会議も例外ではありません。時間通りに開始し、終了時間も守るようにしましょう。

会議を時間通りに開始するためには、次の点に注意しましょう。

• 会議の前に必要な資料や機器が揃っていることを確認する。
• 参加者が全員揃っていることを確認する。
• 会議の開始時間を守る。

確保討論順暢進行（議論を円滑に進める）

開會時，難免因為參與者們認真討論，而讓會議氣氛過於激烈，並且偏離主題。這種情況下，主持人需要適時地控制討論的方向與會議氣氛。像是：鼓勵發表觀點，或在意見對立時以中立的立場總結意見，確保會議進行順利。

以下是讓討論順暢進行的技巧：

• 確保所有參與者都有發言的機會。
• 在意見對立時以中立的立場總結意見。
• 注意討論內容沒有偏離主題。
• 會議過程中，時時留意會議的目的和目標。

会議では、議論が白熱して脱線してしまうことがあります。そのような場合は、進行役が適切に議論をコントロールすることが重要です。発言者を促したり、意見が対立した場合には、中立的な立場で意見をまとめたりするなど、会議が円滑に進むよう努めましょう。

議論を円滑に進めるためのコツは、次のとおりです。

• すべての参加者に発言の機会を与える。
• 意見が対立した場合には、中立的な立場で意見をまとめる。
• 議論が脱線しないように注意する。
• 会議の目的やゴールを常に意識する。

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尊重每一位參與者的意見（参加者の意見を尊重する）

說到日本的職場文化，非常重要且常被強調的就是協調性與團隊合作能力。開會時，務必盡力尊重每一位參與者的意見，並進行有建設性的討論。即使意見不同，也應該避免直接否定並批評對方。

尊重每一位參與者意見的開會方式，可以注意以下要點：

• 聆聽參與者的意見。
• 表現出理解參與者意見的正面態度。
• 避免批評參與者的意見。

日本のビジネスでは、協調性とチームワークが重視されています。会議では、参加者の意見を尊重し、建設的な議論を心がけましょう。また、意見が合わなくても、否定したり、批判したりすることは避けましょう。

参加者の意見を尊重するためのコツは、次のとおりです。

• 参加者の意見に耳を傾ける。
• 参加者の意見を理解しようとする姿勢を示す。
• 参加者の意見を批判しない。

總結會議（会議のまとめをする）

會議要結束時，務必對討論結果進行總結。同時，也應該確認下次會議的時間，以及各參與者該執行的項目。

進行會議總結時的要點：

• 簡明扼要地總結討論結果。
• 確定下次會議的時間。
• 確認參與者的任務。

会議の最後には、必ず議論の結果をまとめましょう。また、次回の会議の予定や、参加者のタスクなども確認しておきましょう。

会議のまとめをする際のポイントは、次のとおりです。

• 議論の結果を簡潔にまとめる。
• 次回の会議の予定を決定する。
• 参加者のタスクを確認する。

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總結

作為外國人想要在日本取得事業上的成功，就必須理解並適應日本的職場文化。因此在開會時，記得留意會議流程，以及確保討論順暢、有建設性。雖然，會議具體的進行方式因公司和行業而異，但只要掌握了本文介紹的基本要點，相信與日本人開會時就能進行得更加順利。

台湾人が日本で成功するためには、日本のビジネス文化を理解し、適応することが大切です。会議の進行方法にも注意を払い、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。会議の進行方法は、企業や業界によっても異なりますが、ここで紹介した基本的なポイントを押さえておけば、日本の会議を円滑に進めることができるでしょう。